Communicatiestrategie als vertrekpunt voor opleiding

Om goed uitvoering te kunnen geven aan de nieuwe communicatiestrategie van de TU Delft zijn bepaalde competenties binnen het team Communicatie nodig. Die insteek werd bepalend voor het competentie-ontwikkelingstraject, samengesteld voor het gehele communicatieteam. Het kreeg de toepasselijke naam ‘Way of Working’. Manager Begeleiden Marjan Swart van Van der Hilst Communicatie ontwikkelde en begeleidde het opleidingsprogramma, in nauwe samenwerking met Evelyne Esveld, Hoofd Corporate Communicatie, van de TU Delft.

‘Een boeiend ontwikkeltraject waarin de wens van de TU Delft en die van de individu worden gecombineerd’

Een universiteit van wereldformaat, zoals Delft, heeft te maken met complexe vraagstukken en stevige uitdagingen. Die werkomgeving vraagt om deskundigheid en specifieke vaardigheden van medewerkers. Dat is dan ook terug te lezen in de aangescherpte communicatiestrategie van de TU Delft. Daarin wordt van de communicatieafdeling een andere bijdrage verwacht. Evelyne licht toe: ‘Om onze communicatiestrategie van papier naar de praktijk te brengen, zijn o.a. de juiste competenties nodig. We wisten al dat we als team sterk waren in ondersteunen en faciliteren. Naast die proces-begeleidende, empathische houding is behoefte aan een professional die vanuit visie, lef, advieskracht en meer eigenaarschap haar/zijn adviesrol vormgeeft. Dat was de aanleiding voor dit uitgebreide opleidingstraject

Van ondersteunend naar meesturend

De samenwerking tussen de TU Delft en Van der Hilst gaat al bijna een decennia terug. ‘Op het gebied van training en opleiding zijn we gestart met het geven van een tweedaagse training adviesvaardigheden, ontwikkeld voor TU Delft en gericht op vaardigheden’, vertelt Marjan, die bij deze training op maat ontwikkelde en meerdere jaren als trainer verzorgde. ‘In de loop der jaren veranderde de rol van communicatie in de organisatie en daarmee ook de insteek van die terugkerende training. Vervolgens werd met de komst van de nieuwe strategie de focus van de communicatieprofessional verlegd van ondersteunend naar meesturend. Het bestaande opleidingsaanbod sloot daar onvoldoende bij aan. Van verbeteren van vaardigheden moest meer aandacht komen voor bewustwording van eigen gedrag en competenties. Zo ontstond de aanleiding voor ‘Way of working’, een boeiend ontwikkeltraject waarin de wens van de organisatie en die van de individu worden gecombineerd en ‘hoe jij met jezelf omgaat’ het uitgangspunt is.'

Gedragsverandering kost tijd

Marjan vervolgt haar verhaal: ‘De gewijzigde rol vraagt een gedragsverandering en dat kost tijd. Daarnaast is tijd gaan zitten in de voorbereiding. Bij het ontwikkelen van zo´n intensieve opleiding is het van belang dat je de betrokkenen goed meeneemt. Niet iedereen stond meteen te trappelen, want de tijdsinvestering is intensief en het programma kan confronterend zijn. Dat vraagt veel van medewerkers en de organisatie. Maar het levert uiteindelijk eveneens veel op.’ ‘Corona was daarbij een extra uitdaging, want het afstemmen gebeurde online’, benadrukt Evelyne. ‘Ik ben trots dat dat ons ook niet heeft tegengehouden te starten met de opleiding.’

´We willen dat deelnemers zichzelf echt in de spiegel kijken en henzelf en de organisatie uiteindelijk echt verder brengen´

Bewustere medewerkers en positief verloop projecten

´Omdat we al een samenwerking hebben, kan je zo´n programma wel vrij makkelijk bouwen´, vult Evelyne aan. ´De antwoorden op de vragen ´wat wij hiermee als organisatie willen bereiken’ en ‘hoe zorgen we ervoor dat het passend is voor die brede groep van communicatiecollega’s´ kostten inderdaad tijd. ´We willen dat alle de deelnemers zichzelf echt in de spiegel kijken, zich bewust worden van hun competenties en ze na dit traject ervaren dat ze meer én andere dingen kunnen dan voorheen. Dat vraagt een flinke investering in tijd en motivatie. Maar, betaalt zich echt uit. Dat blijkt nu de eerste twee groepen het hele traject hebben doorlopen. Ik zie meer bewustzijn bij de collega´s in mijn team en het heeft positieve invloed op de inhoud van ons werk. Projecten worden dankzij de juiste aanpak en begeleiding van communicatie echt verder gebracht. Ik zie een ‘way of working’ ontstaan. Marjan heeft het traject ontwikkeld en begeleidt de verschillende onderdelen als procesleider, trainer en coach. Mooie bijkomstigheid van de brede insteek is dat collega’s die normaal niet met elkaar samenwerken elkaar wel tegenkomen en leren kennen. Dat draagt weer bij aan onze interne communicatie.’

Individueel én gezamenlijk aan de slag

De opzet van de opleiding bestaat uit zes delen met elk een eigen doel. ‘Het eerste onderdeel is gericht op bewustwording: wat zijn competenties, hoe breng je ontwikkeling op gang, enzovoort’, licht Marjan toe. ‘Kortom, allemaal nog heel rationeel en feitelijk. Vanaf deel twee wordt het spannender, want dan gaat het echt over jou persoonlijk en moet je je kwetsbaar opstellen als je resultaat wilt behalen. Een veilige omgeving is dan ook cruciaal voor het slagen van dit soort opleidingen. Deel twee t/m vijf staat in het teken van competentie-versterking en krijg je met hulp van anderen te zien waar jouw kansen liggen om je verder te professionaliseren. Met name in het vijfde deel werken de deelnemers aan hun competentieversterking door intensieve trainingswerkvormen met individuele coaching, waarbij werd ingezet op feedback, zelfreflectie, confrontatie en herhaald oefenen. Oefenen gebeurt doorlopend, zowel individueel als in kleine groepjes medewerkers met vergelijkbare vraagstukken. Hiervoor maken we o.a. gebruik van het instrument CommPas van Van der Hilst om zichtbaar te maken waar medewerkers makkelijk en met plezier kunnen ontwikkelen.’

‘Een veilige omgeving is dan ook cruciaal voor het slagen van dit soort opleidingen.’

Het zesde en afrondende onderdeel is bedoeld om aan de hand van gedrag en zelfreflectie van de deelnemer de competentie-ontwikkeling aan te tonen. Marjan: ´Passend bij een universiteit maakt een Proeve van Bekwaamheid hiervan deel uit. Dat bestaat uit een stevig gesprek waarbij de deelnemer aan de hand van een inhoudelijk thema of project waarmee hij/zij bezig is, wordt getoetst op de competenties en feedback van de drie toehoorders. Punten die hieruit voortkomen worden meegenomen in toekomstige R&O gesprekken. Niet eerder voegde Van der Hilst zo’n onderdeel toe aan een opleiding. Het voegt extra waarde toe. De doorlooptijd van deze zes onderdelen is circa een half jaar. Ondertussen hebben twee groepen de opleiding positief afgerond en zijn we momenteel aan het werven voor de derde ronde. ’

Competenties en gedrag bespreekbaar

De opleiding is voor alle communicatieprofessionals geschikt gemaakt, maar is niet verplicht. ‘Deelname is vrijwillig’, vertelt Evelyne. ‘We waren heel positief verrast toen zich 35 collega’s aanmelden voor het eerste ontwikkeltraject. Na dat eerste half jaar bleef het programma vrijwel ongewijzigd, omdat het goed in elkaar zit en aan de behoefte en outcome tegemoetkomt.’ ´De structuur en opbouw bleken goed in elkaar te zitten´, vult Marjan aan. ´Natuurlijk bepalen de dynamiek van de groep en de individuele ontwikkelvraag uiteindelijk hoe zo’n half jaar precies verloopt. ´ ´En daar kan Marjan als geen ander op inspelen´, besluit Evelyne. ‘Zij schakelt heel snel tussen verschillende behoeften van mensen en kijkt zonder oordeel naar wat je al in huis hebt en waarin je kan groeien. Om daarmee vervolgens samen met de deelnemer aan de slag te gaan. Dankzij deze opleiding zijn competenties en gedrag bespreekbaar geworden, zijn onze communicatieprofessionals beter in staat om vanuit meer stevigheid (en eigenaarschap) hun professionaliteit in te zetten en hebben ze meer zicht op hoe ze zichzelf kunnen corrigeren en bijsturen door gegroeid zelfbewustzijn en zelfreflectief vermogen!’

Bij Van der Hilst vinden we niets zo leuk om samen met een opdrachtgever een volledig op maat gemaakt(e) ontwikkeltraject of begeleidingssessie vorm te geven. Benieuwd wat er mogelijk is? Vraag een vrijblijvend intakegesprek aan voor jouw team of organisatie:

Dit maatwerk incompanytraject verzorgde we voor: