Hybride werken, working apart together

Graag of niet, hybride werken is een van de belangrijkste ontwikkelingen in interne communicatie. Het is niet een extra thuiswerkdag, maar een andere manier van werken waarbij de thuiswerkdag en de kantoordag een andere invulling krijgen. Thuis-werken is voor werk dat concentratie vergt, op kantoor werken is voor inspiratie en binding.
De lange periode van thuiswerken tijdens de coronacrisis heeft ertoe geleid dat thuiswerken veel meer geaccepteerd is door werkgevers. En als we de onderzoeken mogen geloven, willen veel mensen nog maar voor twee of drie dagen naar kantoor. Het invoeren van hybride werken is dan de oplossing: het kantoor als vergader- en ontmoetingsplek. Maar wil iedereen hetzelfde? En wat betekent het voor de interne communicatie?
In dit blog zet ik enkele varianten van hybride werken op een rij. Onder hetzelfde begrip blijken verschillende opties mogelijk te zijn. Vervolgens benoem ik de consequenties voor interne communicatie.

Met hybride werken wordt het kantoor de vergader- en ontmoetingsplek

• Je hebt thuis een werkplek, liefst met een extra beeldscherm, een bureaustoel en goede wifi. Daar ga je werken als je je wilt concentreren.
• Je hebt in de buurt een werkplek waar je naartoe kunt als het je uitkomt. Dat kan een coffeecorner zijn of een flexibel kantoorconcept, zoals Spaces of HNK. Sommige organisaties denken zelfs over het creëren van kleinere regionale kantoren (zogenaamde hubs) in plaats van een groot hoofdkantoor. Je gaat daar heen om ongestoord te werken. Maar het kan ook een plek zijn om af te spreken met collega’s of relaties.
• Je hebt een werkplek op kantoor. Hier zijn verschillende varianten denkbaar:
  • Je werkplek is bij je team (in een gezamenlijke kamer of een ‘eiland’ in de kantoortuin), waar je makkelijk met collega’s kunt afstemmen.
  • Er is een speciale ruimte voor je project, waar je met je projectteam aan de slag kunt.
  • Je hebt een taakgerelateerde werkplek. Op kantoor zijn hiervoor stilte ruimtes, fluisterruimtes en sociale ruimtes ingericht met bijbehorende afspraken (wat we vroeger Het Nieuwe Werken noemden).
  • Je gebruikt het kantoor als je collega’s wilt ontmoeten. Dat kunnen teamgenoten zijn, maar ook andere collega’s. Hiervoor zijn overleg- en samenwerkingsruimtes ingericht.
    Welke variant je ook kiest: het stelt steeds andere eisen aan de inrichting van de kantoorruimte.

De kantoortuin is niet geschikt voor hybride werken

• Kennis delen en samenwerken: Ook al werk je alleen thuis, 80 procent van je werk doe je samen met collega’s. Nu veel mensen op verschillende locaties en op verschillende tijdstippen aan hetzelfde project werken, is de vraag om samenwerkingstools enorm gestegen. Je wilt parallel in hetzelfde document kunnen werken, steeds de meest recente versie kunnen vinden en met elkaar via de chat je ideeën over dat specifieke document kunnen delen. Dat kan in je team zijn, maar ook met collega’s van andere teams in projecten of themagroepen.
• Teamafspraken: Hybride werken vraagt om afspraken binnen teams: bijvoorbeeld over het opslaan van gezamenlijke bestanden, op welke dagen iedereen op kantoor is, en hoe je collega’s bijpraat die niet zo vaak op kantoor komen. Het vraagt ook vergaderdiscipline: zorg dat collega’s die thuiswerken net zoveel aan bod komen als de mensen op kantoor. En voorkom dat de mensen die veel op kantoor zijn, samen onderonsjes hebben, waardoor de thuiswerkers zich buitengesloten voelen.
• Engagement: Interne communicatie kan helpen bij betrokkenheid. Dat varieert van feedback op je werk krijgen tot weten waar je collega’s mee bezig zijn en je thuis voelen bij de organisatie. Omdat collega’s op verschillende tijdstippen en locaties kunnen werken vraagt dit extra aandacht, met name van de teamleiders. Zij zijn de linking pin tussen medewerkers en de rest van de organisatie.

Hybride werken, mag iedereen zelf kiezen?
Uit bovenstaande beschrijving zie je dat er al veel varianten zijn van hybride werken. Het is interessant om te zien welke voorkeuren medewerkers hebben, maar ook relevant is natuurlijk de visie van de werkgever op huisvesting. Welke rol kan communicatie hierin spelen?

Stap 1: Luisteren
Organiseer luistersessies of een onderzoek onder medewerkers. Hierbij kun je zowel stil staan bij de beleving van thuiswerken (wat vindt men fijn, wat is irritant), als de persoonlijke wensen over de werkplek op kantoor.

Stap 2: Teamsessies
Voer goede discussies op teamniveau: hoe willen teamgenoten samenwerken? Welke vorm van aanwezigheid vinden ze prettig? Is het handig om een vaste teamdag op kantoor te hebben? En welke afspraken willen ze maken over het delen van kennis en informatie (need to know & nice to know).

• Mag iedereen voor zichzelf kiezen wanneer hij of zij een kantoordag heeft, of is dat een team- of organisatiekeuze (bij het voorbeeld van het kantoor van de toekomst is het een keuze op organisatieniveau)
• Hoe vindt samenwerken en kennisdelen plaats in het hybride werken (op teamniveau, maar ook organisatiebreed)? Welke spelregels zijn hiervoor nodig? In hoeverre is dat een cultuuromslag die extra aandacht vraagt? Vragen die kunnen spelen:
  • Accepteren we van elkaar bijvoorbeeld dat erop niet-kantooruren wordt gewerkt?
  • Hoe voorkomen we dat mensen die vaker naar kantoor gaan ook meer ‘kunnen regelen’
  • Hoe helpen we collega’s die digitaal minder vaardig zijn?
  • Wat betekent het voor de visie op leidinggeven?
  • Welke harde en zachte faciliteiten zijn nodig op kantoor én thuis om die nieuwe wijze van werken waar te maken? Denk bijvoorbeeld aan kleine vergaderunits met goede videofaciliteiten, maar ook aan handige intekensystemen als je naar kantoor wil en je wilt checken of er wel ruimte is. Maar ook aan organisatieafspraken met bijvoorbeeld Spaces, waardoor werknemers goede werkfaciliteiten in de buurt hebben, als thuiswerken geen optie is.

Stap 4: Proeflabs
Ideeën kunnen er op papier fantastisch uitzien, maar in de praktijk heel anders uitpakken. Het kan dus slim zijn om ideeën die uit de bootcamp komen te testen in de praktijk, voordat er echt wordt ingegrepen in het kantoor.

Hybride werken, anders communiceren
Om hybride werken vorm te geven is het dus goed om het gesprek hierover goed te organiseren. Maar daar blijft het niet bij. Echt hybride werken vraagt een andere vorm van leiderschap, duidelijke afspraken binnen teams en andere vormen van binding. Het heeft daarmee invloed op de inrichting van de interne communicatie. Het vraagt een andere visie op de rol van interne communicatie, de inzet van andere communicatievormen van de communicatiemix/kanaalstrategie. En een nieuwe rol van de IC-adviseur. Dat vraagt niet alleen dat iedereen handig is bij de inzet van online communicatie- en samenwerkvormen. Het vraagt om een visiediscussie onder leiding van de afdeling communicatie.

Heb jij na het lezen van het blog van Huib het gevoel dat jouw organisatie nog niet goed voorbereid is op het hybride werken? En kun jij wel wat hulp gebruiken? Huib Koeleman helpt je graag op weg in de training Interne Communicatie of de training Interne Communicatie bij verandering. In beide trainingen komen de laatste inzichten op het gebied van hybride (samen)werken aanbod.