‘Communicatieprofessionals die events niet als vast onderdeel van hun communicatiestrategie inzetten, inspireer ik graag om te laten zien wat de meerwaarde is van deze boeiende communicatie-activiteit en hoe je hiermee gedurende het jaar impact kan maken. Zowel in- als extern.'
Docent /eventmanager Melissa van Rooijen-Van Houten
‘Een evenement is een belangrijk onderdeel van een communicatiestrategie’, trapt Melissa af. ‘Ik vind het dan ook logisch dat hiervoor aandacht is tijdens deze opleiding. Toch zie ik in de praktijk – en ook bij deelnemers van de opleiding – dat bedrijven hier heel verschillend mee omgaan. Sommigen zetten helemaal geen events in en anderen maken het vast onderdeel van jaarplannen. Ik wil degenen die het nog niet inzetten, helpen de meerwaarde te laten inzien. En klanten, die events wel in hun jaarplan opnemen, helpen met het aanscherpen.’
Van feestelijk tot serieus
Melissa vertelt verder: ‘Bij events denk je al snel aan iets feestelijks, maar bijeenkomsten kunnen natuurlijk ook een serieuze aanleiding hebben. Tijdens de afgelopen periode is nog duidelijker geworden hoe belangrijk het is dat mensen samenkomen. Zelfs als het online is. Denk bijvoorbeeld aan de grote groep nieuwe werknemers, die in de Corona-periode is begonnen met een nieuwe baan. Voor hen viel het belangrijke informele gedeelte helemaal weg. Geen kennisoverdracht terwijl je naast een collega zit, die al jaren werkervaring heeft. Geen praatjes bij het koffieapparaat om zo een beeld te vormen van de bedrijfscultuur. Voor die mensen én de organisaties waarvoor zij werken, is een bijeenkomst – ook met kleinere groepen - noodzakelijk. Om zo het gemis van samen lunchen of even een blokje om te compenseren. Met een goed uitgewerkt event vergroot je de betrokkenheid en het teamgevoel. Ook in tijden van schaarste op de arbeidsmarkt zie je dat evenementen ingezet worden om de verbinding te vergroten en de onboarding te verbeteren.’
‘Bij het ontwerpen van een event is een goede balans tussen inhoud, rust en plezier erg belangrijk’
De meerwaarde van events
Melissa en haar vijf vaste collega’s werken al vijftien jaar samen met een groot netwerk van leveranciers voor uiteenlopende klanten. Ze legt uit: ‘Tijdens de opleidingsbijeenkomst ‘Organiseren van ontmoetingen’ spreek ik deelnemers, die net als wij voor verschillende soorten organisaties werken. Deelnemers, die events niet als vast onderdeel van hun communicatiestrategie inzetten, inspireer ik graag om te laten zien wat de meerwaarde is van deze boeiende communicatie-activiteit. En hoe je hiermee gedurende het jaar impact kan maken. Niet alleen bij nieuwe medewerkers, maar ook bij de oudgedienden en natuurlijk bij externe doelgroepen. Het is erg leuk en leerzaam voor ons allemaal om hierover met elkaar in gesprek te gaan.’
‘Waar alle bijeenkomsten een paar weken geleden weer live leken te worden georganiseerd, zie ik nu weer meer een verschuiving naar hybride’
Inhoud en plezier gaan hand in hand
‘Ik probeer altijd uit te leggen dat inhoud en plezier samen kunnen én moeten gaan’, benadrukt Melissa. ‘Bij het ontwerpen van een event is een goede balans tussen inhoud, rust en plezier erg belangrijk. Als mensen het leuk hebben en zich prettig voelen, gaat alles beter. Dan komt, welk bericht je ook zendt, alles beter over. En bij het juiste ritme blijft er ook tijd over voor netwerken. Dat is vaak een belangrijke doelstelling, maar ik kom overvolle programma’s tegen waarbij daarvoor helemaal geen ruimte meer is of mensen geen ruimte meer voelen. Ten slotte is ook de locatie zeer bepalend. Een open deur, maar denk na over ieder detail. Ga bijvoorbeeld niet op driehoog achter zitten terwijl je een creatieve sessie wilt organiseren en huur geen ruimte boven Utrecht CS als je een bijeenkomst organiseert voor een groot autobedrijf. Basics, die zeker aan bod komen tijdens deze dag van de B-opleiding.’
Techniek online bijeenkomsten ook op programma
‘Nu online en hybride bijeenkomsten niet meer weg te denken zijn, besteden we ook aandacht aan de technische kant van evenementen. En het belang van duidelijke communicatie komt aan bod. Mogen ze actief meedoen of kijken ze alleen mee? Er worden beslist andere eisen gesteld aan interactieve digitale sessies. Dat vraagt ander camerawerk en strakke regie. Het geluid moet altijd op orde zijn. Al die veranderingen en aanpassingen, maken het werk voor mij aantrekkelijk. Er is geen dag hetzelfde: waar alle bijeenkomsten een paar weken geleden weer live leken te worden georganiseerd, zie ik nu weer meer een verschuiving naar hybride. Het houdt ons scherp.’
