Werken op afstand zorgt voor uitdagingen in jouw organisatie. Hoe zorg je ervoor dat er verbinding blijft tussen werknemers of dat je die verbinding versterkt? Om je hierbij te helpen delen we zeven tips uit ons netwerk van docenten, trainers en communicatieprofessionals.

Tip 1: Zorg voor een passende online interne communicatiestrategie

Nee, het is nu niet de tijd voor het opzetten van een document van 20 pagina's dat straks ergens in een kast ligt te verstoffen. Het is tijd voor doen! Maar niet voordat je eerst hebt nagedacht... Zet de belangrijkste zaken op (digitaal)papier 👨🏾‍💻👩🏻‍💻.

Denk hierbij aan:

➡️Wat is je doel? Wil je de verbinding behouden en/of versterken tussen medewerkers en organisatie en andersom?
➡️  Met wie heb je te maken? Maak dit zo specifiek mogelijk.
➡️  Wat wil je ze laten weten, wat moeten ze vinden? Of zelfs doen?
➡️  Hoe bereik je ze?
➡️  Wie gaat jullie als communicatieafdeling daarbij helpen?
➡️  Wat heb je hiervoor nodig?

Dit mag natuurlijk kort en bondig.

Tip 2: Laat leidinggevenden en directie het goede voorbeeld geven

Zorg dat ze zichtbaar zijn. Dit kan op verschillende manieren:

➡️Heeft jouw organisatie een (nieuwe) digitale tool waarmee jullie nu onderling contact hebben zoals MS Teams of een intranet waar jullie informatie delen? Zorg dat aan het begin van iedere werkdag een korte videoboodschap van hem of haar beschikbaar is op dit kanaal. De boodschap van dit bericht is natuurlijk afhankelijk van de organisatie en de actualiteit. Houd in gedachten dat het doel verbinding tot stand brengen is.
➡️Werk je in een kleine organisatie? Laat de directeur of leidinggevende met iedereen om de dag even een kort telefoongesprek of een videochatsessie houden.
➡️Zorg ervoor dat de directie en leidinggevenden ook bereikbaar zijn op de digitale kanalen. Is het voor werknemers duidelijk wanneer ze bij hen terecht kunnen met vragen/zorgen?

Tip 3: Maak tijd voor gesprekken die niet over het werk gaan

Videogesprekken zijn vaak efficiënt en gaan snel over werkinhoudelijke vraagstukken. Mensen missen nu het informele koffieautomaat gesprek met collega's. Hierbij een aantal tips van collega-communicatieprofessionals hoe je ook online voor deze communicatie zorgt:

▶️ Begin elke meeting met een '10 minuten rondvraag' hoe het gaat met iedereen.
▶️Richt in Teams of op het Intranet 'een koffiecorner' in waar collega's elkaar kunnen opzoeken voor de gezelligheid. Hier lees je bijvoorbeeld tips voor Netflix series, huiswerkbegeleiding tips voor de kinderen. Dit biedt ook de mogelijkheid om even gezellig te chatten met collega's.
▶️ Deel iedere dag een foto van een collega en zijn of haar thuiswerkplek. Met een kort verhaal over een typische "day at the office" vanuit huis.
▶️Sluit de week af met een digitale werkborrel.
▶️ Begin de dag met een digitale bootcamp. Vraag een sportieve collega om dit te leiden via de videochat.

Tip 4: Zorg dat de online communicatie volgens vaste patronen verloopt.

▶️ Plan meetings op een vaste dag en tijdstip in een herkenbaar ritme. Maar wees flexibel als niet iedereen aanwezig kan zijn door de situatie thuis.
▶️Wees duidelijk waar mensen informatie vinden en waar een programma voor bedoeld is. Zo gebruiken de Hilsters Dropbox voor opslag, en bewerken van en werken aan documenten. En zetten we MS Teams in voor (video)chats en het delen van kennis. We 'Zoomen' voor videogesprekken met meerdere medewerkers en externe partijen.

Tip 5: Kijk goed naar jouw organisatie en jullie bedrijfscultuur

We moeten je teleurstellen... Er is namelijk niet één recept dat voor alle organisaties werkt. Waar in de ene organisatie een digitale vrijdagmiddagborrel met open armen wordt ontvangen, zien medewerkers dit in een andere organisatie als een verplicht nummertje. Onze docent @Lilian van Zandbrink zegt in haar lessen altijd wees je bewust van je omgeving. Met wie werk je, wat zijn de gebruiken in jouw organisatie, welke belangen spelen er, wat is de bedrijfscultuur en hoe verbind je deze allemaal aan elkaar? Wat is nu echt uniek voor jouw organisatie? Bedenk daar omheen een leuke verbindende online activiteit.

Tip 6: Vier elk feestje juist nu er fysieke afstand is!

Wie wil er nu niet gezien worden? In badjas, met de hond op schoot of in het juiste werktenue. Verjaardagen of jubilea moeten in deze tijd extra in het digitale zonnetje gezet worden. Wat ideeën:

▶️Stuur een kaart en maak hem extra feestelijk met een slinger met de tekst erbij: hang je vandaag zelf de slingers op?
▶️Woon je bij elkaar in de buurt? Rijd dan allemaal op hetzelfde tijdstip in je eigen versierde auto langs bij de jarige. Neem ballonen mee en zet een cadeautje af voor de deur.

Tip 7: Heb écht oog voor elkaar!

Je werkplek en structuur omgooien is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Het kan van grote invloed zijn op je mentale gezondheid. Zorg voor een structuur waarin dit bespreekbaar is en je iedereen bereikt. Dat zorgt voor echte verbinding onderling. Mentor en docent Madelon Aarnink geeft de volgende tips:

▶️ Deel als leidinggevende je eigen uitdagingen rondom thuiswerken. Wat doe jij om je vitaal te blijven voelen. Is dat een wandeling tussen de middag of spring je met de kinderen op de trampoline? Wees hierbij authentiek en kies een communicatiemiddel dat bij jou past. We hoeven niet opeens allemaal een vlogtalent te zijn. Als jij liever een e-mail schrijft die oprecht is en mensen raakt is dan is dit net zo effectief.
▶️Wees empathisch en vraag elkaar om begrip als je anders reageert dan je normaal doet.
▶️ Zorg in grote organisaties voor een systeem waarbij je weet dat iedereen om de dag contact heeft met zijn/haar leidinggevende.