Communicatieprofessional aan het woord: Amanda Kloppenburg

Home / Blog / Communicatieprofessional aan het woord: Amanda Kloppenburg

 

Communicatieprofessional aan het woord: Amanda Kloppenburg


“Wat gooien ze in Den Haag nu weer over de schutting?” Amanda Kloppenburg geeft toe dat ze dit ook weleens dacht toen zij bij de Koninklijke Marechaussee aan de uitvoeringskant van het beleid werkte. Tegenwoordig werkt zij als senior communicatieprofessional aan de beleidskant voor het ministerie van Justitie en Veiligheid en heeft ze een completer beeld van de afwegingen die er gemaakt worden. Ze is dus dé persoon om te vragen naar de verschillen en de overeenkomsten in het werk van een communicatieprofessional bij een ministerie of een uitvoeringsorganisatie.

Ik gun iedere communicatieprofessional die blik van twee kanten!

Waarom de overstap naar het ministerie van Justitie en Veiligheid na ruim 10 jaar Koninklijke Marechaussee?
Ik was toe aan iets anders… Nieuwe prikkels. Het werk op luchthaven Schiphol en het Landelijk Tactisch Commando bij de marechaussee was leuk. Dat had ik nog makkelijk 10 jaar kunnen doen maar ik was toe aan iets totaal anders. Dat het bij de Rijksoverheid moest zijn had ik snel helder. Ik wilde weten hoe het beleid op een ministerie wordt ontwikkeld. Met mijn werkervaring bij het UWV, de politie en de marechaussee was de keuze voor het ministerie van Justitie en Veiligheid een heel logische vervolgstap. Het was een grotere cultuurschok dan ik in het begin had verwacht.

Je noemt het een cultuurschok. Waarom?
Blik van twee kanten

In Den Haag voelde ik me eigenlijk pas voor het eerst echt ambtenaar toen ik de eerste keer op het ministerie in de rij stond voor de lift. Een enorm gebouw, mensen allemaal in pak gekleed: de cultuurverschillen waren direct zichtbaar. In mijn werk zag ik ook duidelijk de verschillen terug. Het samenwerken, de verbindende rol op je nemen, je overtuigingskracht, je omgevingssensitiviteit, politiek bewustzijn. Het zijn vaardigheden die voor elke communicatieprofessional belangrijk zijn maar een nog grotere rol spelen bij het werken voor een ministerie.

Wat zijn jouw werkzaamheden?
Ik ben de enige vaste communicatieprofessional bij de Directie Informatievoorziening & Inkoop (DI&I). Onze directie houdt zich bezig met strategische informatievoorziening en ICT-vraagstukken. Elk jaar maken wij een Informatieplan voor heel JenV waarin wij de informatiestrategie concreet handen en voeten geven. Denk bijvoorbeeld aan een veilige tool om informatie met elkaar te kunnen delen. Mijn rol heeft twee hoofdaspecten. Er is een stuk interne communicatie binnen ‘mijn’ directie en cluster breed. Wij zijn namelijk onderdeel van het cluster van de plaatsvervangend secretaris-generaal. Het tweede belangrijke aspect is de communicatie vanuit onze directie naar alle onderdelen van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Zij krijgen te maken met de producten of diensten die door DI&I ontwikkeld zijn. Dat is een enorm interessant aspect van mijn werk omdat ik als geen ander weet hoe het reilt en zeilt aan de uitvoeringskant. Wat zij qua informatie nodig hebben, waar voor hen de pijnpunten kunnen zitten bij de introductie van een nieuw product door onze directie.
Tegelijkertijd zie ik nu in de praktijk hoe dat beleid tot stand komt en waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Die twee zaken meenemen in je communicatie en zoeken naar het gezamenlijke belang is een boeiende puzzel. Ik gun iedere communicatieprofessional die blik van twee kanten. Je begrijpt gewoon beter als je hebt ervaren hoe het er in een andere organisatie aan toegaat.

Whatsapp naar de minister

Geen WhatsApp naar de minister

Hoe kwam je achter de verschillen die een rol spelen in jouw werk als communicatieprofessional?
Eigenlijk werden de verschillen al direct zichtbaar bij mijn eerste opdracht. Ik had de taak een evenement te organiseren voor zo’n 600 I-professionals. Dit zijn collega’s die verschillende functies hebben, van dataspecialist tot informatiemanager. Ik wilde minister Grapperhaus het evenement laten openen. Ik was bij de Marechaussee gewend aan korte lijntjes, bij wijze van spreken stuurde ik de hoogste baas een appje om te vragen of hij zin en tijd had. Bij het ministerie is daarvoor een proces en een digitaal systeem waarin je jouw verzoek invult. Je vult een formulier in, deze gaat langs de verschillende afdelingen ter goedkeuring. Hier gaat best wat tijd overheen. In de tussentijd weet je niet of de minister überhaupt interesse heeft en ruimte in de agenda. Wat ik heel snel leerde is dat het belangrijk is om te investeren in je relaties op andere afdelingen. Dit geeft je in zo’n procedure enorme tijdswinst. Je kunt dan al van tevoren inventariseren wat de belangrijke prioriteiten zijn voor de minister en of er op jouw onderwerp raakvlakken zijn. Je kunt informeel navragen of er ruimte is in de agenda. Dan blijkt dat het digitale verzoek daarna enkel nog een afrondende formaliteit is in plaats van het startpunt. Wel een formaliteit waarbij je jouw schriftelijke overtuigingskracht alsnog goed moet inzetten want je bent er niet bij als de minister het verzoek ontvangt.

Samenwerk is de sleutel tot succes

Lukte het? Kwam minister Grapperhaus naar het evenement?
Zeker! En bij de verdere organisatie die dan begint is het ontzettend prettig te werken bij een ministerie waarbij samenwerken zo vanzelfsprekend is. Zo heeft de minister zijn eigen speechschrijver waarmee je samenwerkt voor de openingsspeech. Daarnaast biedt de schaalgrootte van het ministerie de mogelijkheid om communicatiespecialisten in te huren via het ministerie van Algemene Zaken. Zo zijn er beeldredacteuren, videospecialisten en tekstschrijvers. Dat komt de kwaliteit van het werk dat je oplevert echt ten goede.
Het evenement “Focus op de maatschappij” was ook de kans om voor mijn collega’s inzichtelijk te maken dat het uiteindelijk de burger is waar we het allemaal voor doen. De afstand tot de burger is zeker op onze afdeling groter dan wanneer je bij een uitvoeringsorganisatie werkt. Ik had wel mijn overtuigingskracht nodig om het thema te introduceren. Zodra je het zo duidelijk benoemt gaan mensen ook binnen dit thema bijvoorbeeld hun workshop inrichten en komt de maatschappij daadwerkelijk centraler te staan.

Wat zijn vaardigheden die je altijd nodig hebt als communicatieprofessional of je nu aan de uitvoeringskant of de beleidskant werkt?
Creativiteit! Dingen op een andere manier doen dan gebruikelijk. Een andere invalshoek zoeken, dat wordt enorm gewaardeerd. En samenwerken je kunt het nooit alleen als communicatieprofessional je hebt altijd de ander nodig. Samenwerken is de sleutel tot succes van je plannen en creaties.

sleutel-1

Om als (interim) communicatieprofessional succesvol te kunnen werken voor de overheid heb je specifieke kennis nodig van het reilen en zeilen van de overheid. Wil je meer leren over communicatie bij de overheid? Lees dan meer over de Masterclass Overheidscommunicatie.

Amanda Kloppenburg


“Wat gooien ze in Den Haag nu weer over de schutting?” Amanda Kloppenburg geeft toe dat ze dit ook weleens dacht toen zij bij de Koninklijke Marechaussee aan de uitvoeringskant van het beleid werkte. Tegenwoordig werkt zij als senior communicatieprofessional aan de beleidskant voor het ministerie van Justitie en Veiligheid en heeft ze een completer beeld van de afwegingen die er gemaakt worden. Ze is dus dé persoon om te vragen naar de verschillen en de overeenkomsten in het werk van een communicatieprofessional bij een ministerie of een uitvoeringsorganisatie.

Ik gun iedere communicatieprofessional die blik van twee kanten!

Waarom de overstap naar het ministerie van Justitie en Veiligheid na ruim 10 jaar Koninklijke Marechaussee?
Ik was toe aan iets anders… Nieuwe prikkels. Het werk op luchthaven Schiphol en het Landelijk Tactisch Commando bij de marechaussee was leuk. Dat had ik nog makkelijk 10 jaar kunnen doen maar ik was toe aan iets totaal anders. Dat het bij de Rijksoverheid moest zijn had ik snel helder. Ik wilde weten hoe het beleid op een ministerie wordt ontwikkeld. Met mijn werkervaring bij het UWV, de politie en de marechaussee was de keuze voor het ministerie van Justitie en Veiligheid een heel logische vervolgstap. Het was een grotere cultuurschok dan ik in het begin had verwacht.

Je noemt het een cultuurschok. Waarom?
Blik van twee kanten

In Den Haag voelde ik me eigenlijk pas voor het eerst echt ambtenaar toen ik de eerste keer op het ministerie in de rij stond voor de lift. Een enorm gebouw, mensen allemaal in pak gekleed: de cultuurverschillen waren direct zichtbaar. In mijn werk zag ik ook duidelijk de verschillen terug. Het samenwerken, de verbindende rol op je nemen, je overtuigingskracht, je omgevingssensitiviteit, politiek bewustzijn. Het zijn vaardigheden die voor elke communicatieprofessional belangrijk zijn maar een nog grotere rol spelen bij het werken voor een ministerie.

Wat zijn jouw werkzaamheden?
Ik ben de enige vaste communicatieprofessional bij de Directie Informatievoorziening & Inkoop (DI&I). Onze directie houdt zich bezig met strategische informatievoorziening en ICT-vraagstukken. Elk jaar maken wij een Informatieplan voor heel JenV waarin wij de informatiestrategie concreet handen en voeten geven. Denk bijvoorbeeld aan een veilige tool om informatie met elkaar te kunnen delen. Mijn rol heeft twee hoofdaspecten. Er is een stuk interne communicatie binnen ‘mijn’ directie en cluster breed. Wij zijn namelijk onderdeel van het cluster van de plaatsvervangend secretaris-generaal. Het tweede belangrijke aspect is de communicatie vanuit onze directie naar alle onderdelen van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Zij krijgen te maken met de producten of diensten die door DI&I ontwikkeld zijn. Dat is een enorm interessant aspect van mijn werk omdat ik als geen ander weet hoe het reilt en zeilt aan de uitvoeringskant. Wat zij qua informatie nodig hebben, waar voor hen de pijnpunten kunnen zitten bij de introductie van een nieuw product door onze directie.
Tegelijkertijd zie ik nu in de praktijk hoe dat beleid tot stand komt en waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Die twee zaken meenemen in je communicatie en zoeken naar het gezamenlijke belang is een boeiende puzzel. Ik gun iedere communicatieprofessional die blik van twee kanten. Je begrijpt gewoon beter als je hebt ervaren hoe het er in een andere organisatie aan toegaat.

Whatsapp naar de minister

Geen WhatsApp naar de minister

Hoe kwam je achter de verschillen die een rol spelen in jouw werk als communicatieprofessional?
Eigenlijk werden de verschillen al direct zichtbaar bij mijn eerste opdracht. Ik had de taak een evenement te organiseren voor zo’n 600 I-professionals. Dit zijn collega’s die verschillende functies hebben, van dataspecialist tot informatiemanager. Ik wilde minister Grapperhaus het evenement laten openen. Ik was bij de Marechaussee gewend aan korte lijntjes, bij wijze van spreken stuurde ik de hoogste baas een appje om te vragen of hij zin en tijd had. Bij het ministerie is daarvoor een proces en een digitaal systeem waarin je jouw verzoek invult. Je vult een formulier in, deze gaat langs de verschillende afdelingen ter goedkeuring. Hier gaat best wat tijd overheen. In de tussentijd weet je niet of de minister überhaupt interesse heeft en ruimte in de agenda. Wat ik heel snel leerde is dat het belangrijk is om te investeren in je relaties op andere afdelingen. Dit geeft je in zo’n procedure enorme tijdswinst. Je kunt dan al van tevoren inventariseren wat de belangrijke prioriteiten zijn voor de minister en of er op jouw onderwerp raakvlakken zijn. Je kunt informeel navragen of er ruimte is in de agenda. Dan blijkt dat het digitale verzoek daarna enkel nog een afrondende formaliteit is in plaats van het startpunt. Wel een formaliteit waarbij je jouw schriftelijke overtuigingskracht alsnog goed moet inzetten want je bent er niet bij als de minister het verzoek ontvangt.

Samenwerk is de sleutel tot succes

Lukte het? Kwam minister Grapperhaus naar het evenement?
Zeker! En bij de verdere organisatie die dan begint is het ontzettend prettig te werken bij een ministerie waarbij samenwerken zo vanzelfsprekend is. Zo heeft de minister zijn eigen speechschrijver waarmee je samenwerkt voor de openingsspeech. Daarnaast biedt de schaalgrootte van het ministerie de mogelijkheid om communicatiespecialisten in te huren via het ministerie van Algemene Zaken. Zo zijn er beeldredacteuren, videospecialisten en tekstschrijvers. Dat komt de kwaliteit van het werk dat je oplevert echt ten goede.
Het evenement “Focus op de maatschappij” was ook de kans om voor mijn collega’s inzichtelijk te maken dat het uiteindelijk de burger is waar we het allemaal voor doen. De afstand tot de burger is zeker op onze afdeling groter dan wanneer je bij een uitvoeringsorganisatie werkt. Ik had wel mijn overtuigingskracht nodig om het thema te introduceren. Zodra je het zo duidelijk benoemt gaan mensen ook binnen dit thema bijvoorbeeld hun workshop inrichten en komt de maatschappij daadwerkelijk centraler te staan.

Wat zijn vaardigheden die je altijd nodig hebt als communicatieprofessional of je nu aan de uitvoeringskant of de beleidskant werkt?
Creativiteit! Dingen op een andere manier doen dan gebruikelijk. Een andere invalshoek zoeken, dat wordt enorm gewaardeerd. En samenwerken je kunt het nooit alleen als communicatieprofessional je hebt altijd de ander nodig. Samenwerken is de sleutel tot succes van je plannen en creaties.

sleutel-1

Om als (interim) communicatieprofessional succesvol te kunnen werken voor de overheid heb je specifieke kennis nodig van het reilen en zeilen van de overheid. Wil je meer leren over communicatie bij de overheid? Lees dan meer over de Masterclass Overheidscommunicatie.