Veranderingen zijn aan de orde van de dag, of ze nu groot of klein zijn, of ze nu van binnenuit of van buitenaf komen. Heb je te maken met een reorganisatie? Is er een verandering in de bedrijfsstrategie op komst? Gaat het bedrijf verhuizen, of krijgen medewerkers te maken met nieuwe IT-systemen of nieuwe regelgeving?
Zien medewerkers de komst van Artificial lntelligence en ChatGPT als een bedreiging of zien zij dit juist als kansen. Bijna alles is verandercommunicatie.
Veranderingen gaan gepaard met uitdagingen. Hoe ga je om met weerstand, wat is het juiste moment om doelgroepen te informeren en hoe meet je de voortgang?
Er komt een heleboel bij kijken om verandercommunicatie ook werkelijk positief te laten bijdragen aan een verandering.
Communicatieprofessionals zijn bij veranderingen steeds meer in de lead. Hoe zorg je ervoor dat jij het verschil maakt? Met deze tips - in willekeurige volgorde - kun je zelf aan de slag met verandercommunicatie binnen jouw organisatie.
Tip 1
Verandercommunicatie begint voor er een verandering is
Als communicatieprofessional moet je eigenlijk zulke goede voelsprieten hebben dat je een verandering al aan ziet komen, voordat erover gesproken en beslist wordt
aan de directietafel, het MT of op een andere laag in de organisatie. Dat lijkt bijna onmogelijk, maar dit bereik je door zichtbaar te zijn in de organisatie. Wees je bewust waar het formele en informele gesprek plaatsvindt. Want juist in de beginfase van een verandertraject kun jij als communicatieprofessional het verschil maken.
Docent en mentor Marcel Smits van Van der Hilst Communicatie zegt hierover: "Wees nieuwsgierig, kijk en luister! Weet wat er speelt binnen jouw organisatie, ken de onderstromen, leg je oor te luisteren binnen informele netwerken en spreek de informele influencers. Zorg voor competenties om informele en formele gesprekken te duiden en suggesties te geven voor betere en open gesprekken."
Tip 2
Begin met luisteren en blijf in gesprek
Je levert een positieve bijdrage aan een verandering als je snapt waar de verandering over gaat en je deze vanuit verschillende perspectieven van mendewerkers met hun uiteenlopende rollen benadert.
Je wilt vanuit al die rollen een 360 graden beeld van de verandering krijgen. Dat lukt niet zonder te luisteren. Luisteren is een van de belangrijkste kernkwaliteiten van een goede professional. Als de verandering vanuit alle perspectieven in kaart is gebracht, kan je pas goed adviseren.
Tip 3
Bepaal vooraf de veranderstrategie
Te vaak wordt ervan uitgegaan dat er een standaardaanpak is voor de communicatie, ongeacht het karakter van de verandering. In het boek leren varanderen (2019) beschrijven De Caluwé en Vermaak dat zij in hun praktijk als veranderadviseur en in de literatuur vijf dominante betekenissen van het begrip veranderen tegenkomen. Deze betekenissen hebben zij gevat in vijf veranderstrategieën, aangeduid met kleuren. Koeleman heeft deze set van vijf kleuren vanuit zijn praktijkervaring in zijn laatste boek 'interne communicatie' aangevuld met twee nieuwe kleuren: oranje en paars.
Tip 4
Zorg voor een goed verhaal
Monica Wigman, senior adviseur verandercommunicatie en auteur van het boek Draagvlak al geregeld, vindt het verbazingwekkend hoe weinig tijd en aandacht wordt besteed aan het goed vertellen van een verhaal voor de interne communicatie. Naar buiten toe gebeurt dit wel, betrokkenen worden ervoor klaargestoomd via een mediatraining.
Maar intern doen ze het even snel of niet, dus dat gaat vaak mis. Daar ligt een taak voor de communicatieprofessional. Waarom niet ook een interne mediatraining organiseren?
Medewerkers zijn de belangrijkste stakeholders van een merk. Extra reden om hier juist met veranderingen zorgvuldig mee om te gaan."
Tip 5
Houd het eenvoudig
Sommige veranderingen zijn complex en moeilijk uit te leggen. Bijvoorbeeld een nieuwe technologie of een herstructurering. Zoiets kan uit veel verschillende onderdelen bestaan en zorgen voor lastige activiteiten, die moeilijk te begrijpen zijn voor medewerkers.
Houd de communicatie eenvoudig en duidelijk en neem de tijd om vragen te beantwoorden. Help mensen om tot de kern te komen en stel jezelfd de vraag wat je kan doen als mensen ergens tegenaan lopen.
Deze 5 tips komen uit onze whitepaper verandercommunicatie. In deze whitepaper lees je:
Inzichten van vakexperts op het gebied van verandercommunicatie.
Nog 5 tips die je kunt toepassen in jouw werkomgeving.
Een aantal inspirerende praktijkverhalen.
